Werbung für Krankenbeförderungen ist fast ganz tabu. Keine Inserate in der Bezirkszeitung, keine Postwürfe, keine Werbung auf Facebook und kein Infostand beim Pensionistentreffen. Seit die Vertragspartner des Gesamtvertrags in einer gemeinsamen Erklärung für 2026 festgelegt haben, was erlaubt ist und was nicht, wissen viele Taxiunternehmen sehr genau, was sie nicht dürfen. Was sie stattdessen tun sollen, steht dort nicht.
Trotzdem wachsen manche Betriebe in der Krankenbeförderung deutlich schneller als andere. Mit Marketing hat das wenig zu tun. Es hat damit zu tun, wer die Fahrt vergibt und wie leicht man es diesen Menschen macht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie als Vertragspartner neue Auftraggeber gewinnen, ohne Ihren Vertrag zu riskieren, und wie Sie sie dann auch behalten. Die Regeln, um die es dabei geht, betreffen Vertragspartner in allen Bundesländern außer Wien, denn dort gilt der Gesamtvertrag der ÖGK nicht.
Wer die Fahrt wirklich vergibt
Eine Krankenbeförderung beginnt fast immer in einer Ordination oder auf einer Station. Dort wird der Transportschein ausgestellt, und dort wird oft auch gleich das Taxi bestellt. Der Gesundheitsfonds Steiermark beschreibt den Ablauf so. Den Transport organisiert bei Bedarf die Ärztin oder der Arzt, der die Transportanweisung ausgestellt hat, oder die Patientin meldet sich selbst bei einem Taxiunternehmen oder einer Rettungsorganisation in der Region.
Ihre wichtigsten Kunden sind deshalb nicht die Patienten selbst, sondern die Menschen, die für sie zum Telefon greifen. Die Assistentin in der Hausarztpraxis, die Pflegekraft auf der Station, die Leitung der Dialyse, die Pflegedienstleitung im Heim. Sie entscheiden jeden Tag, wen sie anrufen. Und sie rufen den an, bei dem es am wenigsten Arbeit macht.
Dazu kommt die Konkurrenz. Als die Steiermark 2023 die Krankenbeförderung mit Taxis für alle Arten von Behandlungen öffnete, standen dort 169 Taxiunternehmen zur Verfügung. Und seit dem Gesamtvertrag 2024 kann grundsätzlich jeder Taxibetrieb dazukommen, der die Voraussetzungen erfüllt. Wer auf der Liste der Vertragspartner steht, steht dort nicht allein.
Was jeder Auftraggeber braucht
Nicht jede Einrichtung will dasselbe. Wer das weiß, kann schon im ersten Gespräch genau das anbieten, was dort fehlt.
| Auftraggeber | Typische Fahrten | Was dort zählt |
|---|---|---|
| Hausarztpraxis | Fahrten zum Facharzt, zu Kontrollen und zurück nach Hause | eine Nummer, bei der sofort jemand abhebt, oder eine Buchung, die in zwei Minuten erledigt ist |
| Facharztpraxis und Ambulanz | Termine mit fester Uhrzeit und die Rückfahrt danach | pünktliche Ankunft und eine Rückfahrt, ohne dass Patienten lange im Wartebereich sitzen |
| Krankenhausstation | Entlassungen, Heimfahrten nach ambulanten Eingriffen, Fahrten zu Untersuchungen in anderen Häusern | ein Fahrzeug, sobald die Entlassung feststeht, und eine klare Auskunft, wann es kommt |
| Dialysestation | Serien dreimal pro Woche, früh am Morgen und spät am Abend | Verlässlichkeit Woche für Woche, feste Fahrer und genug Kapazität zu Schichtbeginn |
| Pflegeheim | Facharzttermine und Krankenhausfahrten, oft mit Rollstuhl | Geduld, Hilfe beim Einsteigen und Aussteigen, ein passendes Fahrzeug und eine feste Ansprechperson |
| Therapiezentrum | Physiotherapie und andere Behandlungsserien | Serien, die laufen, ohne dass jemand jede Woche nachtelefonieren muss |
Wie man speziell die Fahrten zur Dialyse so organisiert, dass eine Station gern bei Ihnen bleibt, zeigt der Leitfaden Dialysefahrten organisieren.
Was erlaubt ist, wenn Sie auf Auftraggeber zugehen
Die vollständige Liste der erlaubten und verbotenen Maßnahmen steht im Beitrag Krankenbeförderung für Taxiunternehmen. Für die Arbeit mit Ordinationen und Stationen sind vor allem diese Punkte wichtig.
- Persönlich oder telefonisch vorstellen ist erlaubt. Die Erklärung nennt ausdrücklich Arztpraxen und Krankenhäuser und lässt Raum für ähnliche Einrichtungen. Bei Pflegeheimen oder Therapiezentren fragen Sie im Zweifel vorher bei Ihrer Fachgruppe nach.
- Folder und Visitenkarten dürfen aufliegen. Im Wartebereich einer Arztpraxis oder im Krankenhaus ist das in Ordnung, ein Plakat an der Wand dagegen nicht.
- Keine Werbemails an Verordner. Newsletter und personalisierte Angebote per E-Mail an Ärztinnen und Ärzte sind ausdrücklich verboten. Das gilt auch für die gut gemeinte Nachricht nach dem Besuch, in der Sie Ihr Angebot noch einmal zusammenfassen.
- Patienten im Wartezimmer sind tabu. Sie stellen sich dem Team vor, nicht den Menschen, die auf ihren Termin warten.
- Auch Teilen ist Werbung. Teilen oder kommentieren Sie oder Ihre Mitarbeitenden Beiträge über Ihre Krankenfahrten, gilt das laut der Erklärung bereits als aktive Werbung.
Dazu kommt eine Regel, die nicht im Gesamtvertrag steht, sondern im Ärztegesetz. Ärztinnen und Ärzte dürfen für die Zuweisung von Patienten keine Vergütung versprechen, geben, nehmen oder sich zusichern lassen, und das Verbot gilt ausdrücklich auch für andere Personen und Unternehmen. Provisionen, Gutscheine oder Geschenke als Dank für Fahrten sind damit keine Grauzone, sondern ein echtes Risiko. Ein ehrliches Danke ist erlaubt und wirkt meist ohnehin besser.
Der erste Besuch in der Ordination
Ein guter Besuch dauert zehn Minuten und ist gut vorbereitet. Diese Punkte helfen dabei.
- Vorher anrufen. Fragen Sie nach einem kurzen Termin außerhalb der Stoßzeiten. Wer am Montag um neun kommt, wenn das Wartezimmer voll ist, wird freundlich angehört und sofort wieder vergessen.
- Mit den richtigen Leuten reden. In vielen Praxen bestellt nicht die Ärztin den Transport, sondern die Assistenz am Empfang. Sie ist Ihre wichtigste Gesprächspartnerin.
- Drei Dinge klar sagen. Welches Gebiet Sie abdecken und zu welchen Zeiten, was Sie transportieren können, etwa Patienten im eigenen Rollstuhl, und wie man Sie am schnellsten bucht.
- Zeigen, wie der Schein zu Ihnen kommt. Wer den Transportschein nicht mehr faxen oder dem Fahrer in die Hand drücken muss, spart bei jeder Fahrt ein paar Handgriffe.
- Fragen, was nervt. Die ehrlichste Frage im ganzen Gespräch lautet, was an Krankentransporten derzeit am meisten ärgert. Rechnen Sie mit Antworten wie Warten, niemand hebt ab oder keiner weiß, wann das Auto kommt.
- Etwas dalassen, das man wiederfindet. Eine Karte mit einer Nummer, bei der wirklich jemand abhebt, und dem Namen einer Ansprechperson. Keine Mappe mit zwanzig Seiten.
Warum Auftraggeber bleiben oder gehen
Einen Auftraggeber zu gewinnen, ist die halbe Arbeit. Gehalten wird er im Alltag, Fahrt für Fahrt. Eine Assistentin, die zweimal vergeblich angerufen hat, wählt beim dritten Mal eine andere Nummer, und sie wird Ihnen das nicht sagen.
- Pünktlich sein und Verspätungen melden. Nicht jede Verspätung lässt sich vermeiden. Wer aber anruft, bevor die Station nachfragen muss, bleibt in guter Erinnerung.
- Nachfragen überflüssig machen. Sieht die Station selbst, ob das Fahrzeug unterwegs ist, muss sie nicht anrufen, und Sie müssen nicht abheben.
- Serien ohne Erinnerung. Eine Serie, die einfach läuft, ist für eine Station oder ein Therapiezentrum Gold wert.
- Beschwerden innerhalb eines Tages klären. Nicht rechtfertigen, sondern zuhören, prüfen und sagen, was sich ändert.
- Ein Name statt einer Zentrale. Eine feste Ansprechperson, die das Haus kennt, bindet mehr als jeder Folder.
Dass Wartezeiten kein Randthema sind, zeigt die Steiermark. Eine Analyse im Auftrag des Gesundheitsfonds sah dort Handlungsbedarf bei den Krankentransporten. Als weitere Schritte kündigten Land, Gesundheitsfonds und Sozialversicherung unter anderem die Digitalisierung des Transportscheins und ein Monitoring von Verspätungen an. Wer heute schon pünktlich ist und das auch belegen kann, ist gut vorbereitet.
Nicht mehr versprechen, als Sie fahren können
Der schnellste Weg, einen neuen Auftraggeber zu verlieren, ist ihn zu gewinnen, bevor Sie bereit sind. Eine Dialysestation bringt Fahrten um sechs Uhr früh, ein Krankenhaus Entlassungen, die kurzfristig kommen, ein Pflegeheim Rollstuhlfahrten. Prüfen Sie vor jedem Gespräch, wo Sie noch Luft haben.
- Welche Zeitfenster sind heute schon voll, welche fast leer?
- Wie viele Fahrzeuge können Patienten im eigenen Rollstuhl mitnehmen?
- Wer springt ein, wenn ein Fahrer krank ist oder ein Auto in die Werkstatt muss?
- Gibt es einen Partnerbetrieb, der Spitzen abfängt?
Dazu kommt die Beförderungspflicht, die der Gesamtvertrag innerhalb der Betriebszeiten vorsieht. Neue Auftraggeber machen diese Pflicht nicht leichter. Wachsen Sie deshalb lieber Einrichtung für Einrichtung als alle auf einmal. Wie Sie Aufträge an Partnerbetriebe übergeben, ohne den Überblick zu verlieren, zeigt die Seite Disposition und Routing.
Gefunden werden, wenn Patienten selbst suchen
Nicht jede Fahrt wird in der Ordination bestellt. Manche Patientinnen und Angehörige suchen selbst, auf der Liste der Vertragspartner oder im Internet. Dann sollten drei Dinge stimmen.
- Ihr Eintrag in der Vertragspartnerliste. Name, Adresse und vor allem die Telefonnummer müssen passen. Ändern sich Firma oder Standort, müssen Sie das der ÖGK ohnehin melden.
- Ihre Website. Eine eigene Seite zur Krankenbeförderung mit dem vorgegebenen Mustertext und Ihren Kontaktdaten. Werbesprüche wie schnell und bequem haben dort nichts verloren, der Text ist vorgegeben. Suchanzeigen sind mit demselben Mustertext erlaubt.
- Ein Zugang für Stammkunden. Ein Login für Ordinationen, Stationen und Stammpatienten ist ein Service für Menschen, die schon mit Ihnen fahren, und kein Werbeversprechen. Wie Sie ihn auf der Website benennen, stimmen Sie im Zweifel mit der Fachgruppe ab.
Zahlen, die zeigen, wer wächst und wer abspringt
Oft fällt erst nach Monaten auf, dass eine Praxis kaum noch bucht. Dabei lässt sich das früh erkennen, wenn Sie regelmäßig auf ein paar Zahlen schauen.
- Fahrten pro Auftraggeber und Monat, am besten im Vergleich zum Vorjahresmonat
- Pünktlichkeit bei Abholungen, getrennt nach Auftraggeber
- Beschwerden und Rückfragen pro Einrichtung
- Besetztkilometer pro Auftraggeber, weil die Zahl der Fahrten allein wenig über den Umsatz sagt
Bricht eine Praxis von dreißig auf zwölf Fahrten im Monat ein, rufen Sie an, bevor sie ganz weg ist. Meist steckt eine konkrete Geschichte dahinter. Eine verpasste Rückfahrt, ein unfreundlicher Satz am Telefon oder ein Mitbewerber, der schneller abhebt. Welche Kennzahlen sich für die Disposition insgesamt lohnen, finden Sie im Beitrag Umstieg von Excel auf eine Dispositionssoftware.
Wie pts.maker dabei hilft
Mit pts.maker bringen Sie zum nächsten Besuch mehr mit als eine Visitenkarte. Ordinationen buchen im Arztzugang, legen ganze Serien auf einmal an und laden den Transportschein gleich mit hoch. Stationen arbeiten im Portal für Krankenhäuser mit eigenen Abteilungen, und die Patientin bekommt eine Bestätigung per SMS. Beide sehen, wann das Fahrzeug kommt und ob der Patient abgeholt wurde.
Für Stammpatienten stehen das Patientenportal und die Kunden-App bereit, beides mit Ihrem Namen und Logo, wie der Beitrag White Label Krankentransport Software zeigt. In den Auswertungen für Transportdienstleister sehen Sie, welcher Arzt gebucht hat und wie sich die Fahrten auf Ihre Auftraggeber verteilen. So merken Sie früh, wo ein Anruf fällig ist.
Sie möchten beim nächsten Besuch in einer Ordination zeigen, wie einfach die Buchung bei Ihnen ist? Sichern Sie sich einen Termin für eine kostenlose Demo. Wir führen Ihnen den Zugang genau so vor, wie ihn eine Praxis oder eine Station sieht, damit Sie wissen, was Sie dort anbieten können.
Checkliste für neue Auftraggeber
- Einrichtungen im eigenen Gebiet auflisten, von der Hausarztpraxis bis zum Pflegeheim
- Kapazität für die typischen Zeitfenster prüfen, bevor Sie Termine vereinbaren
- den Besuch telefonisch ankündigen und außerhalb der Stoßzeiten kommen
- Gebiet, Zeiten, Fahrzeuge und Buchungswege auf einer Karte zusammenfassen
- eine feste Ansprechperson nennen und erreichbar halten
- keine Werbemails, keine Geschenke als Gegenleistung, keine Gespräche mit Patienten im Wartezimmer
- Eintrag in der Vertragspartnerliste und Website mit Mustertext prüfen
- Fahrten pro Auftraggeber jeden Monat anschauen und bei Einbrüchen nachfragen
Häufige Fragen
Darf ich einer Ordination nach dem Besuch eine E-Mail mit unserem Angebot schicken?
Nein. Die gemeinsame Erklärung verbietet E-Mail-Marketing an Verordner ausdrücklich, auch personalisierte Angebote. Erlaubt ist das persönliche oder telefonische Vorstellen. Fragt die Praxis von sich aus nach einem Zugang, ist das eine Anfrage und keine Werbung. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Fachgruppe.
Dürfen wir uns bei einer Praxis bedanken?
Mit Worten jederzeit, mit einer Gegenleistung für Fahrten nicht. Das Provisionsverbot im Ärztegesetz trifft die Ordination ebenso wie das Unternehmen, das ihr etwas anbietet.
Was tun, wenn eine Praxis schon einen festen Partner hat?
Nicht schlechtreden, sondern als zweite Wahl anbieten. Für Spitzen, Urlaubszeiten oder Rollstuhlfahrten kann ein verlässlicher zweiter Partner eine echte Erleichterung sein. Und wer ein paar Mal gut einspringt, wird beim nächsten Engpass zuerst angerufen.
Gilt das auch für Krankentransporte mit Sanitätern?
Die gemeinsame Erklärung betrifft die Krankenbeförderung durch Taxiunternehmen unter dem Gesamtvertrag. Für Krankentransporte mit Sanitätern gelten andere Verträge und die Rettungsgesetze der Länder. Wie man Auftraggeber gut betreut, ist aber überall gleich.