Krankentransport-Portal für Krankenhäuser und Med-Center. Transporte digital anmelden und den Status live verfolgen
In einem Krankenhaus werden jeden Tag Dutzende Krankentransporte angefordert. Patientinnen und Patienten werden entlassen, zu Untersuchungen in andere Häuser verlegt oder kommen zu ambulanten Terminen. Auf vielen Stationen läuft die Bestellung noch per Telefon oder Fax, und danach beginnt das Warten. Wann kommt das Fahrzeug? Ist der Transport überhaupt angekommen? Muss der Patient mit gepackter Tasche noch zwei Stunden im Aufenthaltsraum sitzen, während sein Bett längst gebraucht wird?
Das Portal für Krankenhäuser und Med-Center in der pts.maker macht diesen Ablauf digital. Abteilungen und Stationen buchen Transporte direkt im Portal, der Patient erhält eine Bestätigung per SMS, der Transportschein wird gleich mit hochgeladen, und die Station sieht jederzeit, wie weit der Transport ist. Das Portal läuft im Browser, ohne Installation, und trägt auf Wunsch das Design des Hauses.
Abteilungen anlegen
Ein Krankenhaus besteht aus vielen Organisationseinheiten, die unabhängig voneinander Transporte brauchen. Innere Medizin, Chirurgie, Onkologie, Dialyse, Ambulanzen, Radiologie. Im Portal werden diese Abteilungen einzeln angelegt, jeweils mit eigenen Zugängen für die Mitarbeitenden. Jede Abteilung sieht ihre eigenen Buchungen, und die Verwaltung behält den Überblick über alle Transporte des Hauses.
Die Aufteilung nach Abteilungen hat auch für den Transportdienstleister Vorteile. Er sieht bei jeder Buchung, aus welcher Abteilung sie kommt, und weiß bei Rückfragen sofort, wen er kontaktieren muss. Für Med-Center, Ambulatorien und Rehabilitationseinrichtungen mit mehreren Bereichen funktioniert das auf die gleiche Weise.
Buchungen für Patienten anlegen
Die Buchung eines Transports dauert nur wenige Augenblicke. Die Pflegekraft oder die Stationssekretärin wählt den Patienten aus der Patientenverwaltung oder legt ihn neu an, gibt Ziel, Termin und Transportart an und ergänzt besondere Hinweise, etwa zu Sauerstoff, Rollstuhl, liegender Beförderung oder einer Begleitperson. Für Entlassungen lässt sich direkt die Heimfahrt buchen, für Verlegungen und Untersuchungen in anderen Häusern auch gleich die Rückfahrt.
Die Buchung geht direkt an den zuständigen Transportdienstleister, ohne Telefon und ohne Fax. Bei Häusern, die mit mehreren Transportdienstleistern zusammenarbeiten, sorgt die Gebietszuweisung dafür, dass die Buchung beim richtigen Dienstleister landet. Mehr dazu auf der Seite zur Disposition und zum Routing.
Bestätigung per SMS an den Patienten
Sobald ein Transport gebucht ist, erhält der Patient eine Bestätigung per SMS. Das ist gerade bei ambulanten Terminen und Entlassungen wichtig, wenn der Patient nicht mehr auf der Station ist oder zu Hause auf die Abholung wartet. Er weiß damit, dass sein Transport organisiert ist, und muss nicht nachfragen. Angehörige, die den Patienten abholen oder zu Hause erwarten, sind ebenfalls besser informiert, wenn der Patient die Nachricht weitergibt.
Die SMS funktioniert auf jedem Mobiltelefon, auch ohne Smartphone oder App. Damit erreicht sie auch ältere Patientinnen und Patienten, die keine digitalen Dienste nutzen. Wer möchte, kann seine Fahrten zusätzlich im Patientenportal oder in der Kunden-App einsehen.
Transportschein direkt zum Patienten hochladen
Der Transportschein ist oft der Engpass bei der späteren Abrechnung. Wird er auf der Station ausgestellt und in Papierform mitgegeben, geht er leicht verloren oder landet beim falschen Transport. Im Portal wird der Transportschein direkt bei der Buchung hochgeladen und dem Patienten und der gebuchten Fahrt zugewiesen. Der Transportdienstleister hat ihn damit schon vor der Abholung im System, und die Station muss nichts mehr nachreichen.
Für die Abrechnung mit der Krankenversicherung ist das ein großer Gewinn. Der Schein liegt digital bei der richtigen Fahrt, und Rückfragen des Transportdienstleisters, ob ein Schein existiert, entfallen. Als nächste Ausbaustufe ist die Validierung über die e-Card mit Anschluss an ELGA, die Elektronische Gesundheitsakte, für 2027 geplant.
Einsicht in den Abholstatus
Nach der Buchung sieht die Station im Portal jederzeit, wie weit der Transport ist. Wurde der Auftrag angenommen und disponiert? Ist das Fahrzeug unterwegs? Wurde der Patient abgeholt und am Ziel abgeliefert? Die Statusmeldungen kommen direkt aus der Fahrer-App und werden im Portal laufend aktualisiert.
Das verändert den Stationsalltag spürbar. Die Pflegekraft muss nicht mehr beim Transportdienst anrufen, um nachzufragen, wann das Fahrzeug kommt. Sie sieht es im Portal und kann den Patienten rechtzeitig vorbereiten. Und wenn ein Patient zu einer Untersuchung in ein anderes Haus gebracht wurde, sieht die Station, wann er dort angekommen ist.
Übersicht der disponierten Aufträge
In der Übersicht der disponierten Aufträge sieht jede Abteilung alle ihre Transporte mit geplanter Abholzeit. So lässt sich der Tag auf der Station besser planen. Wenn um 11 Uhr drei Entlassungen abgeholt werden, weiß die Station, wann die Betten frei werden und wann neue Patientinnen und Patienten aufgenommen werden können. Für das Bettenmanagement und das Entlassmanagement ist diese Transparenz wertvoll, weil Wartezeiten nach der Entlassung Betten blockieren, die dringend gebraucht werden.
Über alle Abteilungen hinweg entsteht so ein Bild, wie viele Transporte das Haus bucht und wann sie anfallen. Gemeinsam mit dem Transportdienstleister lassen sich daraus Abläufe verbessern, etwa wenn sich Entlassungen zu bestimmten Zeiten häufen.
Patientenverwaltung
In der Patientenverwaltung werden die Patientinnen und Patienten gespeichert, für die das Haus Transporte bucht. Name, Kontaktdaten, Adresse und dauerhafte Anforderungen wie Rollstuhl oder liegende Beförderung müssen damit nur einmal erfasst werden. Bei der nächsten Buchung, etwa für einen Kontrolltermin nach der Entlassung oder eine Serie von Behandlungen in der Tagesklinik, sind die Daten sofort verfügbar.
Die Patientenverwaltung ist nach Abteilungen und Rollen geschützt. Jede Abteilung sieht nur die Daten, die sie für ihre Buchungen braucht. Das ist wichtig, weil Transportdaten Gesundheitsdaten sind und besonders geschützt werden müssen. Mehr dazu auf der Seite zu Sicherheit und Hosting.
Im Design des Hauses
Das Portal ist als White Label verfügbar. Krankenhausträger und Med-Center können es mit ihrem eigenen Logo und ihren Farben betreiben, sodass es sich für die Mitarbeitenden wie ein Teil der eigenen Systemlandschaft anfühlt. Für Häuser, die ihr Krankenhausinformationssystem anbinden möchten, gibt es Schnittstellen, die wir auf der Seite zu Schnittstellen und API beschreiben.
Ein Vormittag auf der Station
Nach der Visite steht fest, dass drei Patienten der Inneren Medizin heute entlassen werden. Die Stationssekretärin bucht im Portal drei Heimfahrten, zwei sitzend, eine liegend. Die Patienten sind bereits in der Patientenverwaltung gespeichert, die Transportscheine lädt sie direkt hoch. Alle drei Patienten erhalten eine SMS mit der Bestätigung.
Eine Viertelstunde später zeigt das Portal die geplanten Abholzeiten. Die Pflege bereitet die Patienten rechtzeitig vor. Kurz vor 11 Uhr sieht die Station, dass das erste Fahrzeug unterwegs ist, und um 11.20 Uhr ist der erste Patient abgeholt. Das Bett wird für die nächste Aufnahme vorbereitet. Niemand musste telefonieren.
Funktionen des Krankenhausportals im Überblick
| Funktion | Nutzen für das Haus |
|---|---|
| Abteilungen anlegen | Eigene Zugänge und Buchungsübersichten je Abteilung oder Station |
| Buchungen für Patienten | Entlassungen, Verlegungen und Termine online anmelden |
| SMS-Bestätigung | Patienten erhalten eine Bestätigung auf jedes Mobiltelefon |
| Transportschein hochladen | Schein direkt dem Patienten und der gebuchten Fahrt zuweisen |
| Abholstatus | Laufender Status bis zur Ablieferung am Ziel |
| Disponierte Aufträge | Alle Transporte der Abteilung mit geplanter Abholzeit |
| Patientenverwaltung | Stammdaten und dauerhafte Anforderungen nur einmal erfassen |
Einrichtung für Krankenhäuser und Med-Center
Die Einrichtung beginnt mit der Struktur des Hauses. Abteilungen und Stationen werden angelegt, und für die Mitarbeitenden werden Zugänge eingerichtet. Danach kann jede Abteilung sofort im Browser buchen, ohne Installation und ohne Eingriff in die bestehende IT. Wer später eine Anbindung an das Krankenhausinformationssystem wünscht, kann sie schrittweise ergänzen. Für Med-Center, Ambulatorien und Rehabilitationseinrichtungen genügt oft eine schlanke Struktur mit wenigen Bereichen.
Rücktransporte nach ambulanten Terminen
Ambulante Patienten kommen oft mit einem Transport ins Haus und brauchen nach der Behandlung einen Rücktransport. Wann die Behandlung endet, steht aber nicht immer vorher fest. Im Portal lässt sich die Rückfahrt schon bei der Buchung mit anlegen, entweder mit einer geschätzten Uhrzeit oder mit dem Hinweis, dass die Abholung nach Ende der Behandlung erfolgen soll. Die Ambulanz sieht im Portal, wann das Fahrzeug für die Rückfahrt geplant ist, und die Patienten warten nicht unnötig lange im Wartebereich.
Häufige Fragen für Krankenhäuser und Med-Center
Können mehrere Abteilungen eigene Zugänge erhalten?
Ja. Abteilungen werden einzeln angelegt, mit eigenen Zugängen und eigener Buchungsübersicht.
Erhält der Patient eine Bestätigung?
Ja. Nach der Buchung erhält der Patient eine Bestätigung per SMS, auch ohne Smartphone.
Wie kommt der Transportschein zum Transportdienstleister?
Er wird im Portal hochgeladen und direkt dem Patienten und der gebuchten Fahrt zugewiesen.
Sehen wir, wann der Patient abgeholt wird?
Ja. Das Portal zeigt die geplante Abholzeit und den aktuellen Status bis zur Ablieferung am Ziel.
Lässt sich das Portal an unser Krankenhausinformationssystem anbinden?
Über Schnittstellen ist eine Anbindung möglich. Die Details klären wir im Projekt mit Ihrer IT.
Sie möchten Krankentransporte in Ihrem Haus digital bestellen? Alle Funktionen der Plattform finden Sie auf der Seite zur Krankentransport Software. Vereinbaren Sie eine Demo oder sprechen Sie mit uns.
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