Buchung.
Disposition.
Kassenabrechnung.

Funktionen

Software für Krankentransportunternehmen. Buchungen, Disposition und Kassenabrechnung in einer Oberfläche

Ein Krankentransportunternehmen jongliert jeden Tag mit vielen Aufgaben gleichzeitig. Aufträge kommen von Ordinationen, Krankenhäusern, Pflegeheimen und Patienten. Fahrzeuge und Besatzungen müssen eingeteilt, Subunternehmer beauftragt, Transportscheine eingesammelt und am Monatsende die Abrechnung mit der Krankenversicherung erstellt werden. Wer dafür mit Telefon, Excel und mehreren Programmen arbeitet, verliert viel Zeit und riskiert Fehler bei der Abrechnung.

Der Bereich für Transportdienstleister in der pts.maker bündelt alle diese Aufgaben in einer Weboberfläche. Von der Buchungsansicht über Disposition und Routenplanung, die Verwaltung von Fahrern, Fahrzeugen, Gebieten und Subunternehmern bis zur Abrechnung mit dem ÖGK-Distanzanzeiger und dem Abrechnungsexport. Die Plattform ist mandantenfähig und als White Label verfügbar, sodass jedes Unternehmen unter seinem eigenen Namen arbeitet.

Welcher Arzt hat gebucht

Bei jeder Buchung ist erkennbar, wer sie angelegt hat. Kommt ein Auftrag aus einer Ordination, sieht der Transportdienstleister, welche Ärztin oder welcher Arzt gebucht hat. Kommt er aus einem Krankenhaus, ist die Abteilung erkennbar. Das ist im Alltag sehr praktisch. Bei Rückfragen zur Transportart, zu einem fehlenden Transportschein oder zu einer Terminänderung weiß die Disposition sofort, wen sie kontaktieren muss.

Auf Dauer entsteht so auch ein wertvolles Bild der Auftraggeber. Welche Ordinationen und Abteilungen buchen regelmäßig, und wie verteilen sich die Aufträge über die Woche? Diese Informationen helfen bei der Planung von Kapazitäten und bei Gesprächen mit wichtigen Partnern.

Dispositionsansicht und Route

In der Dispositionsansicht werden die Buchungen auf Fahrzeuge und Besatzungen verteilt. Die Software schlägt eine Zuweisung vor, die Transportart, Fahrzeugausstattung, Termine und Gebiete berücksichtigt. Die Disponentin kann die Vorschläge übernehmen oder Aufträge per Drag and Drop anders zuweisen. Für jedes Fahrzeug zeigt die Ansicht die Route des Tages mit der Reihenfolge der Abholungen und Ablieferungen und den geplanten Zeiten.

Kurzfristige Änderungen werden direkt eingeplant. Eine Entlassung, die früher kommt, eine Absage, ein zusätzlicher Transport am Nachmittag. Die Route passt sich an, und die Fahrerin erhält die Änderung sofort in ihrer App. Mehr zur Technik zeigt die Seite zur Disposition und zum Routing.

Fahrer und Fahrzeuge anlegen

Fahrerinnen, Fahrer und Fahrzeuge werden direkt in der Plattform angelegt und verwaltet. Zu jedem Fahrer werden Stammdaten und Zugang zur Fahrer-App hinterlegt. Zu jedem Fahrzeug gehört ein Ausstattungsprofil, etwa ob es für liegende Transporte, für Rollstühle oder nur für sitzende Transporte geeignet ist, und wie viele Plätze es hat. Diese Profile nutzt die Disposition, um jedem Auftrag ein passendes Fahrzeug zuzuweisen.

Neue Fahrzeuge oder neue Mitarbeitende sind in wenigen Minuten eingerichtet. Und wenn ein Fahrzeug in die Werkstatt muss, wird es vorübergehend aus der Planung genommen, damit ihm keine Aufträge zugewiesen werden. Wie die Fahrerinnen und Fahrer mit der App arbeiten, zeigt die Seite zur Fahrer-App.

Subunternehmer anlegen und beauftragen

Kaum ein Krankentransportunternehmen kann jede Spitze allein abdecken. Mit der Subunternehmerverwaltung werden Partnerunternehmen direkt in der Plattform angelegt. Die Disposition übergibt einzelne Aufträge oder ganze Touren an einen Subunternehmer, der in seiner Ansicht und in der Fahrer-App nur die Fahrten sieht, die ihm übergeben wurden.

Status und Fahrtdaten der Subunternehmer fließen in dieselbe Plattform zurück. Der Transportdienstleister behält damit den Überblick über alle Fahrten, auch über die, die er nicht selbst durchführt, und hat alle Daten für die Abrechnung mit der Krankenversicherung und mit dem Partner an einem Ort. Das macht die Zusammenarbeit mit Subunternehmern transparenter und weniger fehleranfällig.

Abrechnungsexport

Aus den gesammelten Fahrtdaten erstellt das Abrechnungsmodul die Abrechnung für die Krankenversicherung. Mit dem Abrechnungsexport werden die Daten für den gewählten Zeitraum ausgegeben, etwa für einen Tag, eine Woche oder einen Monat. Der Export lässt sich für die Übermittlung an die Kasse, für die eigene Buchhaltung oder für einen Abrechnungsdienstleister nutzen. Wer ein ERP wie Odoo einsetzt, kann die Daten auch dorthin übergeben.

Ein Arbeitstag in der Disposition

Um 6.30 Uhr öffnet der Disponent die Buchungsansicht. Die Serienfahrten zur Dialyse sind bereits eingeplant, dazu kommen zwölf neue Aufträge aus Ordinationen und zwei Entlassungen aus dem Landeskrankenhaus. Bei einer Buchung fehlt der Transportschein, er sieht sofort, welche Ärztin gebucht hat, und ruft kurz in der Ordination an. Die Software schlägt die Verteilung auf die Fahrzeuge vor, er verschiebt zwei Fahrten per Drag and Drop und übergibt eine Tour im Nachbarbezirk an einen Subunternehmer.

Um 10 Uhr meldet das Krankenhaus eine zusätzliche Entlassung. Auf der Karte sieht er, dass ein Fahrzeug gerade in der Nähe ist, und weist den Auftrag zu. Am Monatsende erstellt die Buchhaltung mit wenigen Klicks die Abrechnung, die Kilometer stammen aus dem ÖGK-Distanzanzeiger, die Transportscheine liegen bei den Fahrten, und der Export geht an die Kasse.