Die Datei heißt Dispo_KW38_final_neu.xlsx. Daneben liegt ein Block mit Rückrufen, am Bildschirmrand blinkt die WhatsApp-Gruppe der Fahrer, und das Telefon läutet zum dritten Mal in fünf Minuten, weil eine Station wissen will, wann der Wagen kommt. So sieht die Disposition in vielen kleinen und mittleren Betrieben aus, die Krankenfahrten übernehmen. Und sie funktioniert, erstaunlich lange sogar.
Irgendwann kippt es, meist nicht mit einem Knall, sondern leise. Eine Serie wird vergessen, eine Rückfahrt doppelt vergeben, die Abrechnung dauert eine Woche länger als früher. Dieser Beitrag hilft Ihnen einzuschätzen, ob Sie an diesem Punkt sind, rechnet vor, was der bisherige Weg kostet, und zeigt, wie ein Umstieg gelingt, ohne dass der Betrieb dabei ins Stolpern kommt. Welche Funktionen eine moderne Disposition mitbringt, beschreibt die Seite Disposition und Routing. Hier geht es um die Entscheidung und um den Weg dorthin.
Was Excel gut kann
Fairerweise zuerst das. Excel kostet nichts extra, alle können damit umgehen, und eine Tabelle lässt sich in fünf Minuten an jede neue Idee anpassen. Für einen Betrieb mit einem Fahrzeug und ein paar Krankenfahrten pro Woche ist eine gut gepflegte Liste völlig in Ordnung. Das Problem ist nicht Excel. Das Problem ist, dass eine Liste nicht mitdenkt, niemanden benachrichtigt und nur so gut ist wie die Person, die sie gerade pflegt. Solange diese Person nie krank wird und nie auf Urlaub fährt, geht das gut.
Acht Anzeichen, dass Ihre Disposition an Grenzen stößt
- Der Urlaub der Disponentin ist ein Risiko. Fehlt eine Person und weiß plötzlich niemand, welche Serien laufen, steckt die Planung in einem Kopf statt in einem System.
- Das Telefon ist zur Hälfte Rückfrage. Wann kommt der Wagen, ist die Fahrt fix, wurde der Patient schon abgeholt. Jede dieser Fragen kostet zwei Minuten und bringt nichts Neues.
- Serien werden jede Woche neu abgetippt. Dialyse, Strahlentherapie, Physiotherapie. Wer dieselben Fahrten Woche für Woche kopiert, kopiert irgendwann auch den Fehler mit.
- Aufträge laufen über private Chats. Mit Namen, Adresse und manchmal der Diagnose im Verlauf, auf Handys, die auch privat genutzt werden. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, und was einmal in einem Chat steht, lässt sich kaum noch kontrollieren.
- Die Abrechnung ist eine Suchaktion. Transportscheine liegen im Auto, im Postfach und im Ordner, Kilometer werden nachgetragen, und am Monatsende fehlt immer irgendetwas.
- Niemand kennt die Leerkilometer. Wie viel der gefahrenen Strecke ohne Patient zurückgelegt wird, weiß im Betrieb keiner genau. Dabei liegt genau dort das meiste Geld.
- Auftraggeber fragen nach einem Portal. Eine Station oder ein Dialysezentrum würde gern online buchen, und Sie haben nichts anzubieten außer einer Telefonnummer.
- Es gibt mehrere Wahrheiten. Die Liste im Büro, der Zettel im Auto und die Nachricht auf dem Handy sagen Unterschiedliches, und keiner weiß, was gilt.
Warum Patientendaten nicht in den Messenger gehören, erklärt der Beitrag App zum Buchen von Patiententransporten genauer. Wer drei oder mehr Punkte wiedererkennt, verliert jeden Tag Zeit und Geld. Wie viel, lässt sich überschlagen.
Was der bisherige Weg kostet. Eine Beispielrechnung
Die folgende Rechnung arbeitet mit Annahmen, nicht mit Messwerten. Sie zeigt, wo in einem mittelgroßen Betrieb Geld verloren geht, und lädt dazu ein, mit den eigenen Zahlen nachzurechnen. Angenommen wird ein Betrieb mit sechs Fahrzeugen und 90 Krankenfahrten pro Werktag, bei 21 Werktagen also rund 1.900 Fahrten im Monat. Eine Stunde in der Disposition setzen wir mit 30 Euro an, Lohnnebenkosten inklusive.
| Posten | Annahme | Möglicher Effekt pro Monat |
|---|---|---|
| Telefonbuchungen | 70 Prozent der Fahrten werden telefonisch gebucht, jeder Anruf dauert mit Notiz und Übertrag vier Minuten, die Hälfte davon wandert ins Portal | 44 Stunden, rund 1.320 Euro |
| Statusanrufe | 20 Anrufe am Tag zu je zwei Minuten, die Hälfte entfällt, weil Auftraggeber den Status selbst sehen | 7 Stunden, rund 210 Euro |
| Leerkilometer | 180 Kilometer pro Fahrzeug und Tag, davon 40 Prozent ohne Patient, ein Zehntel davon fällt durch bessere Bündelung weg, 30 Cent Kosten je Kilometer | rund 900 Kilometer, rund 270 Euro |
| Nacharbeit Abrechnung | 2 Prozent der Fahrten kommen mit Ablehnungsgrund zurück, jeder Fall kostet zehn Minuten | gut 6 Stunden, rund 190 Euro |
| Nie bezahlte Fahrten | 0,5 Prozent der Fahrten werden gar nicht bezahlt, etwa wegen eines fehlenden Transportscheins, im Schnitt 30 Euro je Fahrt | rund 280 Euro |
| Summe | rund 2.270 Euro |
Aufs Jahr gerechnet sind das mehr als 27.000 Euro, ohne dass eine einzige zusätzliche Fahrt dazugekommen ist. In der Praxis wird aus der gewonnenen Zeit selten eine Einsparung beim Personal, sondern Kapazität. Wer in der Disposition zwei Stunden am Tag weniger telefoniert, kann einen weiteren Auftraggeber übernehmen, ohne jemanden neu einzustellen.
Stellen Sie dem die Kosten einer Software gegenüber. Die Tarife von pts.maker stehen auf der Seite Preise, kleinere Flotten zahlen pro durchgeführter Fahrt, größere einen Fixpreis pro Fahrzeug. Wenn Sie möchten, rechnen wir die Tabelle in der Demo mit Ihren echten Zahlen durch.
Eine Wahrheit statt drei
Eine Dispositionssoftware ersetzt nicht die Erfahrung der Disponentin, sie ersetzt das Abtippen. Eine Buchung wird einmal erfasst, von der Station, der Ordination, dem Patienten oder im Büro. Danach steht sie in der Disposition, in der Fahrer-App und später in der Abrechnung, ohne dass sie jemand ein zweites Mal schreibt. Das System schlägt vor, welches Fahrzeug eine Fahrt übernimmt, entschieden wird in der Disposition. Hinter diesen Vorschlägen stehen Verfahren der Routenoptimierung. Innerhalb der Anexia Gruppe ist darauf die Hex GmbH spezialisiert, mehr zur Dispositionsoptimierung finden Sie bei Hex.
Wenn Sie noch verschiedene Anbieter vergleichen, helfen die zehn Fragen im Beitrag Krankentransport Software aus Österreich. Sie decken die österreichischen Besonderheiten ab, an denen viele Programme aus dem Ausland scheitern.
Was in die Software gehört und was nicht
Der häufigste Fehler beim Umstieg ist der Versuch, alles mitzunehmen. Zehn Jahre Fahrtenhistorie aus Excel in ein neues System zu pressen, kostet Wochen und bringt wenig. Nehmen Sie mit, was Sie ab dem ersten Tag brauchen.
| Mitnehmen | Wozu |
|---|---|
| Fahrzeuge mit Ausstattung | Rollstuhlplatz, Tragestuhl, sitzend oder liegend, damit nur passende Fahrzeuge vorgeschlagen werden |
| Fahrerinnen und Fahrer | mit Mobilnummer, Einsatzgebiet und üblichen Dienstzeiten |
| Stammpatienten | Adresse, Zugang zur Wohnung, Hilfsmittel und Kontakt der Angehörigen |
| Laufende Serien | Wochentage, Uhrzeiten, Ziel und Zeitraum, am besten ab einem festen Stichtag |
| Auftraggeber | Ordinationen, Stationen, Dialysezentren und Pflegeheime mit Ansprechpersonen |
| Gebiete | welche Orte Sie abdecken und welcher Standort wofür zuständig ist |
Nutzen Sie die Gelegenheit zum Aufräumen. Patienten, die seit einem Jahr nicht mehr gefahren sind, Adressen ohne Hausnummer, doppelte Einträge mit zwei Schreibweisen. Was jetzt sauber ins System kommt, muss später niemand korrigieren. Die alten Fahrten bleiben in den Excel-Dateien, schreibgeschützt im Archiv, denn Unterlagen zur Abrechnung müssen ohnehin sieben Jahre aufbewahrt werden. Wie die Stammdaten in die Software kommen, klären wir beim Onboarding. Oft lassen sie sich übernehmen, statt sie neu einzutippen. Wie man gerade die vielen Dialyseserien sauber in Touren bringt, zeigt der Leitfaden Dialysefahrten organisieren.
Der Umstieg in 30 Tagen aus Sicht Ihres Betriebs
Was wir als Anbieter übernehmen, von der Einrichtung über die Schulungen bis zum Testbetrieb, steht auf der Seite Leistungen. Hier geht es um das, was in Ihrem Betrieb passieren muss, damit der Wechsel gelingt.
Woche 1. Entscheiden und vorbereiten
- eine Person benennen, die den Umstieg verantwortet und Entscheidungen treffen darf
- einen Stichtag festlegen, ab dem neue Serien nur noch in der Software angelegt werden
- Stammdaten nach der Tabelle oben sammeln und bereinigen
- die wichtigsten Auftraggeber vorwarnen, dass sich bald etwas ändert
- entscheiden, welche Diensthandys die Fahrer bekommen
Woche 2. Einrichten und klein anfangen
- die Disposition schulen, am besten mit echten Fahrten aus der Vorwoche
- die Fahrer-App auf den Diensthandys einrichten
- eine Tour oder ein Fahrzeug parallel in der Software fahren, der Rest läuft wie bisher
- jeden Abend zehn Minuten besprechen, was gehakt hat
Woche 3. Alle Fahrten in der Software
- alle Serien und alle neuen Buchungen laufen über die Software
- zwei oder drei Auftraggeber, die gern online buchen, bekommen ihren Zugang
- die Excel-Liste wird nur noch gelesen und nicht mehr beschrieben
Woche 4. Abrechnen und umschalten
- den Testzeitraum aus der Software abrechnen und mit der bisherigen Abrechnung abgleichen
- Rollen und Rechte nachschärfen, offene Punkte abarbeiten
- Go-live, die alte Liste wandert ins Archiv
Die 14 Tage Testbetrieb von pts.maker fallen in die Wochen zwei und drei. Und ein Rat, der banal klingt und trotzdem oft übersehen wird. Starten Sie nicht in der Woche vor Weihnachten und nicht dann, wenn das halbe Team auf Urlaub ist.
Die Fahrerinnen und Fahrer mitnehmen
Eine Dispositionssoftware steht und fällt mit der Fahrer-App. Nutzen die Fahrer sie nicht, fehlen Status, Zeitstempel und Kilometer, und die Disposition greift wieder zum Telefon.
- Mit einem Piloten beginnen. Wählen Sie jemanden, der im Team respektiert wird und Lust auf Neues hat. Sagt er nach einer Woche, dass es passt, glauben ihm die Kollegen eher als der Geschäftsführung.
- Den Nutzen zeigen, nicht die Funktionen. Weniger Anrufe während der Fahrt, keine abgetippten Adressen, Navigation mit einem Tippen. Das überzeugt mehr als jede Schulungsfolie.
- Offen über die Ortung reden. Die Fahrer-App übermittelt während der Schicht die Position an die Disposition. Sagen Sie klar, wofür das dient und wofür nicht. Nach der Rechtsprechung des OGH kann die Ortung von Dienstfahrzeugen eine Kontrollmaßnahme sein, für die es eine Betriebsvereinbarung braucht oder, wenn es keinen Betriebsrat gibt, die Zustimmung der einzelnen Beschäftigten. Klären Sie das vor dem Start mit Ihrer Rechtsberatung oder der Wirtschaftskammer.
- Diensthandys statt Privathandys. Dann bleiben Patientendaten auf Geräten, die Sie verwalten, und niemand muss sein privates Telefon für die Arbeit hergeben.
- Subunternehmer gleich mitdenken. Partnerbetriebe arbeiten mit derselben App. Ihre Fahrten laufen dann nicht mehr über Zuruf, sondern tauchen mit Status in Ihrer Disposition auf.
Woran Sie nach 90 Tagen erkennen, dass es sich gelohnt hat
Messen Sie vor dem Umstieg, wenigstens grob, und nach drei Monaten noch einmal. Sonst bleibt am Ende nur ein Gefühl, und Gefühle sind in der Disposition ein schlechter Ratgeber.
| Kennzahl | So messen Sie | Gute Richtung |
|---|---|---|
| Buchungen ohne Anruf | Buchungen über Portal, App oder Schnittstelle im Verhältnis zu allen Buchungen | steigt |
| Telefonminuten pro Fahrt | Gesprächsminuten einer typischen Woche geteilt durch die Zahl der Fahrten | sinkt |
| Pünktliche Abholungen | Anteil der Abholungen, die höchstens zehn Minuten von der geplanten Zeit abweichen | steigt |
| Leerkilometer | Kilometer ohne Patient im Verhältnis zu den Besetztkilometern | sinkt |
| Fahrten pro Fahrzeugstunde | durchgeführte Fahrten geteilt durch die Einsatzstunden der Fahrzeuge | steigt |
| Rückläufer in der Abrechnung | Fahrten mit Ablehnungsgrund im Verhältnis zu allen abgerechneten Fahrten | sinkt |
| Tage bis zur Abrechnung | Tage vom Monatsende, bis die Abrechnung an die Kasse geht | sinkt |
Einen Teil dieser Zahlen liefert pts.maker in den Statistiken für Transportdienstleister, etwa zu Transportarten, Leerkilometern und Pünktlichkeit. Die Telefonminuten zählen Sie am besten selbst, eine Woche vorher und eine Woche nachher. Wie eine saubere Kassenabrechnung aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Software für Krankenbeförderung und Abrechnung mit Krankenkassen.
Sie haben sich in den Anzeichen wiedererkannt? Buchen Sie eine kostenlose Demo. Wir spielen pts.maker mit Fahrten durch, wie Sie sie aus Ihrem Alltag kennen, und rechnen die Beispielrechnung mit Ihren Zahlen nach.
Häufige Fragen
Können wir mit einem einzigen Fahrzeug anfangen?
Ja, das ist sogar der sicherste Weg. Eine Tour läuft parallel in der Software, die anderen Fahrten folgen, sobald das Team sicher ist. Für kleine Flotten gibt es mit flexowegs einen Tarif, bei dem pro durchgeführter Fahrt bezahlt wird.
Brauchen wir neue Hardware?
Nein. Im Büro genügt ein Computer mit Internetzugang, die Fahrer-App läuft auf gängigen Smartphones mit iOS oder Android.
Was passiert, wenn das Netz ausfällt?
Die Fahrer-App arbeitet mit den gespeicherten Aufträgen weiter und schickt die Meldungen nach, sobald wieder Empfang da ist. Fürs Büro lohnt sich ein mobiler Hotspot als Reserve.
Wie bringen wir Auftraggeber dazu, online zu buchen?
Mit einem konkreten Angebot statt einer Rundmail. Zeigen Sie einer Station, wie sie im Portal für Krankenhäuser einen Transport bucht, den Schein hochlädt und den Status sieht, oder einer Ordination, wie sie im Arztzugang eine ganze Serie auf einmal anlegt. Und fragen Sie nach vier Wochen, ob man dort zurück zum Telefon möchte.
Was kostet der Umstieg?
Was die Software laufend kostet, steht auf der Seite Preise, was wir bei der Einführung übernehmen, unter Leistungen. In Ihrem Betrieb kostet der Umstieg vor allem Zeit, am meisten in der ersten Woche beim Sammeln der Stammdaten.