Software für Krankenbeförderung und Abrechnung mit Krankenkassen. Vom Transportschein bis zum Zahlungseingang

In der Krankenbeförderung verdient man das Geld zweimal. Einmal auf der Straße, wenn die Patientin pünktlich bei der Dialyse ist. Und ein zweites Mal im Büro, wenn die Abrechnung durch die Kasse geht. Das zweite Mal ist oft das schwierigere. Ein fehlender Schein, eine Diagnose ohne Code, zwei Kilometer zu viel, und schon kommt die Fahrt mit einem Ablehnungsgrund zurück.

Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie die Abrechnung von Krankenbeförderungen mit ÖGK, BVAEB und SVS heute funktioniert, welche Tarife 2026 gelten und woran Abrechnungen am häufigsten scheitern. Und er beschreibt, was eine Software für Krankenbeförderung dafür leisten muss. Er richtet sich an Taxiunternehmen, Fahrtendienste und Krankentransportunternehmen, die sitzende Fahrten ohne sanitätsdienstliche Betreuung abrechnen. Wer erst einsteigen möchte, findet Voraussetzungen und Antrag im Beitrag Krankenbeförderung für Taxiunternehmen.

Der Weg einer Krankenbeförderung bis zum Zahlungseingang

1. Die ärztliche Transportanweisung. Sie ist die Grundlage jeder Abrechnung. Darauf stehen die Diagnose, die medizinische Begründung der Gehunfähigkeit, das Ziel, die Art der Beförderung und die Daten des verordnenden Arztes. Hält sich die Fahrt an Gesetz, Satzung und Vertrag, ist die Transportanweisung laut ÖGK grundsätzlich bewilligungsfrei.
2. Buchung und Disposition. Der Auftrag kommt aus der Ordination, von der Station oder vom Patienten und wird einem Fahrzeug zugeordnet.
3. Die Fahrt. Der Lenker hilft beim Einsteigen und Aussteigen, erfasst Abholung und Ankunft und bringt den Patienten zur Behandlungsstelle.
4. Die Distanz. Abgerechnet werden Besetztkilometer, ermittelt mit dem Distanzanzeiger der Sozialversicherung. Seit einem Update im Februar 2025 sucht er in ganz Österreich adressgenau, vorher war das nur in den Landeshauptstädten möglich.
5. Die Tarifierung. Jede Fahrt bekommt die passende Positionsnummer aus der Tarifliste, etwa den Kilometertarif, die Mindestpauschale oder eine Pauschale für eine Landeshauptstadt.
6. Der Datensatz. Die Abrechnung wird elektronisch nach der Organisationsbeschreibung DKT des Dachverbands erstellt, getrennt für jede Kasse.
7. Die Übermittlung. Die Daten gehen verschlüsselt an den zuständigen Sozialversicherungsträger, der Dachverband verweist dafür auf das Datensammelsystem ELDA.
8. Die Rückmeldung. Die Kasse schickt einen elektronischen Retourdatenträger mit den anerkannten Beträgen und, wo nötig, mit Ablehnungsgründen.
9. Korrektur und Zahlung. Abgelehnte Fahrten werden korrigiert und nachverrechnet, der Rest wird ausgezahlt.

Papier spielt dabei kaum noch eine Rolle. Für Fahrten ab dem 1. Jänner 2025 verlangt die ÖGK keine Papierunterlagen mehr, also weder Transportauftrag noch Behandlungsbestätigung oder Abrechnungsdeckblatt. Die Unterlagen müssen aber sieben Jahre aufbewahrt und auf Anfrage vorgelegt werden. Bei der SVS werden weiterhin Originalbelege benötigt.

Die Tarife 2026

Für 2026 hat der Fachverband der Beförderungsgewerbe mit PKW mit der ÖGK vereinbart, die Tarife einmalig nicht an die Inflation anzupassen. Damit gilt die Tarifliste, die seit 1. Jänner 2025 in Kraft ist, auch 2026 weiter. Das betrifft alle Kassen, die dem Gesamtvertrag der ÖGK beigetreten sind. Auch bei der SVS und der KFA Wien wurden die Tarife 2026 nicht erhöht.

Die Pauschalen für Landeshauptstädte gelten, wenn Abholort und Ziel innerhalb der Ortstafeln liegen. Leerkilometer und Wartezeiten werden nicht bezahlt. Wer Patienten im eigenen Rollstuhl sitzend befördert, braucht dafür ein speziell ausgerüstetes Fahrzeug und bekommt 15 Prozent Aufschlag auf den jeweiligen Tarif. Zuzahlungen von Versicherten zu fordern oder anzunehmen, ist nicht zulässig.

Welche Kasse wofür zuständig ist

Der Gesamtvertrag mit der ÖGK gilt seit 2024 in allen Bundesländern außer Wien. Die BVAEB ist ihm rückwirkend mit 1. Jänner 2024 beigetreten. Wer auf der Liste der ÖGK-Vertragspartner steht, ist damit auch Vertragspartner der BVAEB, eine Partnerschaft nur mit einer der beiden Kassen gibt es nicht mehr. Für SVS-Versicherte gilt seit 1. Jänner 2025 ein eigener Gesamtvertrag auf Basis der ÖGK-Konditionen, ebenfalls außer in Wien. Für Versicherte der KFA Wien gibt es seit Juli 2025 einen eigenen Gesamtvertrag für Fahrten von und nach Wien sowie in den Bundesländern außerhalb Wiens.

Wichtig für die Software ist eine Regel der Organisationsbeschreibung DKT. Jeder Datenbestand darf nur Fahrten für einen verrechnungszuständigen Sozialversicherungsträger enthalten. Ein Sammelfile für alle Kassen ist nicht zulässig. Die Software muss also schon bei der Buchung wissen, bei welcher Kasse die Patientin versichert ist.

Mehrfachtransporte seit Juni 2025

Mehrfachtransporte sind wirtschaftlich attraktiv und von der ÖGK ausdrücklich erwünscht. Die Vertragsfirmen verpflichten sich sogar, jede sinnvolle Möglichkeit zur Koordination zu nutzen, auch wenn die Mitfahrenden bei verschiedenen Kassen versichert sind. Abgerechnet wird für den ersten Versicherten der volle und ab dem zweiten der halbe Kilometertarif, jeweils vom Ausgangsort des ersten bis zum Zielort des letzten Versicherten. Der Umweg darf für jede Person höchstens 30 Minuten betragen, Pauschalen gibt es bei Mehrfachtransporten nicht.

Seit 1. Juni 2025 gilt eine Klarstellung. Ein Mehrfachtransport darf nur dann als solcher abgerechnet werden, wenn er nicht teurer ist als die Summe der Einzeltransporte. Das ist der Fall, wenn jeder weitere Patient mindestens die Hälfte der Strecke des ersten Patienten mitfährt. Das Beispiel der ÖGK zeigt es gut. Fährt der erste Patient 100 Kilometer und der zweite 90, ist es ein Mehrfachtransport. Fährt der zweite nur 10 Kilometer, werden Einzeltransporte abgerechnet.

In beiden Fällen gehört in das Begründungsfeld des Datensatzes das Kürzel MF, dazu die Versicherungsnummern aller Patienten im Fahrzeug, und zwar bei jedem einzelnen Patienten gleich. Eine Software, die Sammelfahrten vorschlägt, sollte diese Rechnung selbst machen und das Feld automatisch befüllen.

Den Kostenanteil richtig kennzeichnen

Seit 1. Juli 2025 zahlen Versicherte für planbare Fahrten einen Kostenanteil in Höhe der Rezeptgebühr. Eingehoben wird er nicht vom Taxi, sondern im Nachhinein von der Kasse. Damit die Vorschreibung stimmt, muss der Transportgrund im Datensatz korrekt gesetzt sein. Die Wirtschaftskammer bittet darum, im Feld für den Transportgrund bei Dialyse den Code 26 und bei Strahlentherapie oder Chemotherapie den Code 30 zu verwenden, denn diese Fahrten sind vom Kostenanteil befreit. Ein falscher Code bedeutet eine falsche Rechnung für die Patientin und einen verärgerten Anruf in Ihrem Büro.

Woran Abrechnungen am häufigsten scheitern

Die Organisationsbeschreibung DKT listet die Ablehnungsgründe, die eine Kasse im Retourdatenträger meldet. Wer die Liste liest, sieht schnell, dass die meisten Fehler vor der Fahrt entstehen und nicht danach.

• Formale Mängel. Der ärztliche Transportauftrag fehlt oder ist nicht korrekt ausgefertigt, die Diagnose oder die medizinische Begründung fehlt, das Verordnungsdatum fehlt, Versicherungsnummer oder Geburtsdatum sind unvollständig, der Schein ist unvollständig ausgefüllt.
• Probleme beim Transport. Die Fahrt ging nicht zur nächstgelegenen geeigneten Behandlungsstelle, sie fand während eines stationären Aufenthalts statt, ein Mehrfachtransport wurde nicht als solcher gekennzeichnet oder das Transportdatum liegt in der Zukunft.
• Fehler in der Verrechnung. Doppelverrechnung, eine Kilometeranzahl, die zu hoch erscheint, eine verrechnete Wartezeit, eine falsche Tarifposition oder eine falsch berechnete Kostenbeteiligung.

Auch die ÖGK nennt Fälle, in denen das Begründungsfeld verpflichtend zu befüllen ist. Weicht die Strecke vom Distanzanzeiger ab, etwa wegen einer Tunnelsperre oder einer Umleitung, muss der Grund dort stehen. Kennt der Betrieb die Vertragspartnernummer des Verordners nicht, darf nur ausnahmsweise eine Sammelnummer verwendet werden, dann mit Ort und Name des Arztes.

Was eine Abrechnungssoftware für Krankenbeförderung können muss

• Pflichtangaben schon bei der Buchung erfassen, von der Versicherungsnummer bis zur Diagnose, statt sie am Monatsende von Zetteln abzutippen
• den Transportschein als Datei direkt der Fahrt zuordnen und sieben Jahre sicher archivieren
• Distanzen automatisch über die Schnittstelle des Distanzanzeigers abfragen und Abweichungen begründen lassen
• Tarifpositionen, Mindestpauschale, Pauschalen für Landeshauptstädte und den Rollstuhlaufschlag richtig zuordnen
• Mehrfachtransporte nach der Regel von Juni 2025 prüfen und das Kürzel MF samt Versicherungsnummern setzen
• den Transportgrund so codieren, dass Befreiungen vom Kostenanteil greifen
• für jede Kasse einen eigenen Datenbestand erstellen und nur Kalendermonat und Jahr als Abrechnungszeitraum verwenden
• zu Jahresbeginn Fahrten des Vorjahres getrennt abrechnen, wie es die ÖGK für den Jahreswechsel verlangt, weil sie Aufwände eines Jahres bis Ende Februar erfassen muss
• Rückmeldungen der Kasse einlesen, Ablehnungen sichtbar machen und Korrekturen nachverrechnen

Nicht jede Software muss alles selbst übertragen. Viele Betriebe arbeiten mit einem spezialisierten Abrechnungsdienstleister, der die Daten übernimmt und mit den Kassen abrechnet. Entscheidend ist, dass die Daten aus Disposition und Fahrt vollständig und sauber beim Dienstleister oder bei der Kasse ankommen.

Wie pts.maker die Abrechnung vorbereitet

In pts.maker entstehen die Abrechnungsdaten dort, wo die Fahrt entsteht. Ordinationen buchen im Arztzugang, Stationen im Portal für Krankenhäuser und Patienten im Patientenportal, und alle laden den Transportschein gleich mit hoch. Die Disposition sieht bei jeder Buchung, ob ein Schein vorliegt und wer gebucht hat. Die Distanz kommt über die Anbindung an den ÖGK-Distanzanzeiger und wird bei der Fahrt gespeichert, die Zeitstempel liefert die Fahrer-App. Mit dem Abrechnungsexport werden die Daten für einen Tag, eine Woche oder einen Monat ausgegeben, für die Übermittlung an die Kasse, für die eigene Buchhaltung oder für Ihren Abrechnungsdienstleister. Wer Odoo nutzt, kann die Daten auch dorthin übergeben.

Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite für Transportdienstleister. Die technischen Details zur Anbindung finden Sie unter Schnittstellen und API. Bei der Einführung richten wir die Abrechnung gemeinsam ein und vergleichen im Testbetrieb die ersten Exporte Fahrt für Fahrt mit Ihrer bisherigen Abrechnung, mehr dazu auf der Seite Leistungen. Welche österreichischen Besonderheiten eine Software sonst noch kennen muss, fasst der Beitrag Krankentransport Software aus Österreich zusammen.

Häufige Fragen