Wer ein Krankentransportunternehmen führt, kennt das Gefühl. Kaum hat man sich an eine Regel gewöhnt, kommt die nächste. Neue Tarife, neue Pflichtangaben, ein neuer Kostenanteil für Patienten, eine enger gefasste Definition der Gehunfähigkeit. Die meisten dieser Änderungen kommen nicht aus Brüssel. Sie kommen von der Österreichischen Gesundheitskasse, vom Dachverband der Sozialversicherung oder aus dem Gesamtvertrag mit der Wirtschaftskammer.
Genau deshalb ist die Frage, woher eine Krankentransport Software kommt, keine Frage des Patriotismus. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Abrechnung stimmt, ob Ihre Disposition die richtigen Fahrten bündelt und ob Ihre Daten dort liegen, wo sie liegen sollen. In diesem Beitrag geht es nicht um bunte Oberflächen. Es geht um die Regeln, die eine Software für den österreichischen Krankentransport abbilden muss, um den Umgang mit Gesundheitsdaten und um die Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, egal ob er aus Klagenfurt, München oder Amsterdam kommt.
Drei Jahre, viele neue Regeln
Ein kurzer Blick zurück zeigt, wie viel sich seit 2024 bewegt hat.
| Zeitpunkt | Was sich geändert hat | Was das für die Software heißt |
|---|---|---|
| Jänner 2024 | Neuer Gesamtvertrag für Krankenbeförderung mit Taxis in acht Bundesländern, die ÖGK Wien ist vorerst nicht dabei | Tarife nach Besetztkilometern, Pauschalen für Landeshauptstädte, eigene Regeln für Mehrfachtransporte |
| Jänner 2024 | Kilometer für Taxi-Krankenbeförderungen dürfen nur noch über den Distanzanzeiger ermittelt werden | Distanzen automatisch über die Schnittstelle abfragen statt von Hand nachschlagen |
| Jänner 2025 | Die Abrechnung läuft grundsätzlich beleglos nach den Vorgaben des Dachverbands, bei der SVS werden weiterhin Originalbelege verlangt | Elektronischer Export statt Papierstapel, Sonderweg für SVS-Versicherte |
| Juli 2025 | Kostenanteil für planbare Fahrten in Höhe der einfachen oder doppelten Rezeptgebühr pro Fahrtstrecke | Transportart sauber erfassen, Ausnahmen wie Dialyse und Chemotherapie kennzeichnen |
| Jänner 2026 | Die ÖGK beginnt mit der Vorschreibung der Kostenanteile an die Versicherten | Jede Fahrt muss eindeutig einer Person, einer Kasse und einer Transportart zugeordnet sein |
| Mai 2026 | Laut Rotem Kreuz Steiermark tritt eine Satzungsänderung der ÖGK mit enger gefasster Gehunfähigkeit in Kraft | Vorliegen und Begründung des Transportscheins schon vor der Fahrt prüfen |
Ob eine Kasse zahlt, entscheidet nicht die Software. Aber die Software entscheidet, ob Sie rechtzeitig merken, dass ein Schein fehlt, eine Begründung dünn ist oder eine Sammelfahrt die erlaubten Umwege sprengt.
Was eine Software für Österreich wirklich können muss
Den Distanzanzeiger direkt anbinden
Der Distanzanzeiger der österreichischen Sozialversicherung liefert für jede Strecke immer dieselbe Entfernung. Ganz Österreich ist dafür in Rasterzellen von einem Quadratkilometer eingeteilt. Gerechnet wird über die schnellste Route auf dem amtlichen Straßennetz, Abschnitte mit Sondermaut wie der Tauerntunnel oder der Arlbergtunnel werden umfahren. Ein gewöhnlicher Routenplaner kommt deshalb oft auf andere Werte, und genau diese Abweichungen führen zu Rückfragen bei der Abrechnung.
Für Vertragspartner gibt es eine REST-Schnittstelle mit eigener Benutzerkennung. Programmieren muss die Anbindung allerdings der Betrieb selbst oder sein Softwareanbieter. Eine Lösung für den österreichischen Markt sollte das von Haus aus mitbringen, damit die Distanz schon beim Auftrag feststeht und nicht erst am Monatsende nachgeschlagen wird. Wie das in pts.maker aussieht, beschreibt die Seite Schnittstellen und API.
Mehrfachtransporte richtig planen
Im Gesamtvertrag für Taxis gilt bei Mehrfachtransporten für den ersten Fahrgast der volle Kilometertarif, ab dem zweiten die Hälfte. Der Umweg darf für jeden einzelnen Versicherten höchstens 30 Minuten betragen, und auf dem Transportschein müssen die Sozialversicherungsnummern aller Mitfahrenden stehen. Verrechnet werden nur Besetztkilometer, Leerfahrten und Wartezeiten nicht. Für Patienten im eigenen Rollstuhl gibt es einen Zuschlag, sofern der Rollstuhl nicht einfach im Kofferraum verschwindet.
Eine Disposition, die Sammelfahrten vorschlägt, muss diese Regeln kennen. Sonst spart man Kilometer auf der Straße und verliert Geld bei der Abrechnung. Wie Aufträge nach Gebiet, Fahrzeug und Termin verteilt werden, zeigt die Seite Disposition und Routing.
Pflichtangaben je Bundesland prüfen
Die Mindestangaben auf dem Transportschein sind noch nicht überall gleich. Nach den derzeit geltenden Vereinbarungen verlangt die ÖGK etwa in Tirol, der Steiermark und dem Burgenland zusätzlich das Kennzeichen und die Einsatzzeiten. In Oberösterreich, der Steiermark und dem Burgenland gehört die genaue Kilometerangabe laut Distanzanzeiger dazu. Bei SVS-Versicherten muss erkennbar sein, ob sie zur gewerblichen Wirtschaft oder zur Landwirtschaft gehören.
Dazu kommt, dass Krankentransport in jedem Bundesland anders organisiert ist, von der zentralen Leitstelle bis zur direkten Anmeldung beim Betrieb. Einen Überblick gibt unser Beitrag Krankentransport Anbieter nach Bundesland. Eine Software aus Österreich kann solche Unterschiede als Prüfregeln hinterlegen. Sie warnt, bevor ein unvollständiger Schein in die Abrechnung geht, und nicht erst, wenn die Kasse die Fahrt zurückweist.
Mehrere Kassen, eine Abrechnung
ÖGK, BVAEB, SVS, dazu die Krankenfürsorgeanstalten der Länder und Städte. Jede Kasse hat eigene Details. Bei der BVAEB brauchen Serientransporte zum Beispiel ab dem fünften Transport eine Bewilligung, Dialyse, Chemotherapie und Strahlentherapie ausgenommen. Die Software muss für jede Fahrt wissen, welche Kasse zuständig ist und welche Regel gilt. Im Portal für Transportdienstleister sehen Disponenten deshalb schon bei der Buchung, ob ein Schein vorliegt und welche Stelle die Fahrt angelegt hat.
Schluss mit Fax und unverschlüsselter E-Mail
Notruf Niederösterreich weist Krankenhäuser und Ordinationen ausdrücklich darauf hin, dass das unverschlüsselte Mailen von Patientendaten nach dem Gesundheitstelematikgesetz nicht zulässig ist. Trotzdem kommen in vielen Betrieben Transportscheine noch per Fax oder als Handyfoto über den Messenger. Ein Portal, in dem Ordination, Station und Patient den Schein direkt zur Fahrt hochladen, löst dieses Problem an der Wurzel. Für Ordinationen gibt es dafür den Zugang für Ärztinnen und Ärzte, für Krankenhäuser das Portal für Krankenhaus und Med-Center.
Gesundheitsdaten gehören in sichere Hände
Aus einer Dialysefahrt dreimal pro Woche lässt sich viel über einen Menschen ablesen. Solche Angaben gehören nach Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonders geschützten Daten. Für Betriebe heißt das, sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, ein sauberes Rollenkonzept und einen Anbieter, der offenlegt, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.
pts.maker wird von der Anexia Digital Engineering entwickelt und in ISO-zertifizierten Rechenzentren der Anexia Gruppe betrieben, wahlweise in Wien oder Nürnberg. Die Daten sind verschlüsselt, und jeder Mandant sieht ausschließlich seine eigenen Fahrten, Patienten und Scheine. Details dazu finden Sie auf der Seite Sicherheit und Hosting.
Nähe zählt auch im Support
Ein Support, der weiß, was eine Ordination ist, warum am Montag früh alle Dialysefahrten gleichzeitig starten und was der Distanzanzeiger mit der Abrechnung zu tun hat, spart Ihnen jeden Tag Zeit. Das Team hinter pts.maker arbeitet mit mehr als 40 eigenen Entwicklerinnen und Entwicklern in Klagenfurt, Graz, Wien und Karlsruhe. Wenn es um anspruchsvolle Planung geht, etwa die gleichzeitige Optimierung vieler Fahrten, arbeiten die Mathematiker der Hex GmbH aus der Anexia Gruppe mit, die sich auf Dispositionsoptimierung spezialisiert haben.
Zur Einführung gehören Onboarding, Schulungen für Disposition und Fahrer sowie ein Testbetrieb von 14 Tagen mit echten Fahrten, bevor der Echtbetrieb startet. Mehr dazu auf der Seite Leistungen, das Team selbst stellt sich unter Über uns vor.
Zehn Fragen an jeden Anbieter
Egal, welche Lösung Sie prüfen, diese Fragen trennen schnell Prospekt von Praxis.
- Ist der ÖGK-Distanzanzeiger über die Schnittstelle angebunden, oder muss jemand die Kilometer von Hand abfragen?
- Kennt die Software die Regeln für Mehrfachtransporte und Besetztkilometer?
- Prüft sie die Pflichtangaben auf dem Transportschein je Bundesland und Kasse?
- Können Ordinationen, Stationen und Patienten den Schein direkt zur Fahrt hochladen?
- Wie entsteht der Export für die Kassenabrechnung, und wer passt ihn an, wenn sich Vorgaben ändern?
- Wo liegen die Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO?
- Lassen sich Subunternehmer mit eigenem Zugang einbinden?
- Gibt es eine Fahrer-App, die auch in Funklöchern weiterarbeitet?
- Wie lange dauert die Einführung, und gibt es einen Testbetrieb mit echten Fahrten?
- Wer hebt ab, wenn am Samstag in der Früh etwas nicht funktioniert?
Was pts.maker mitbringt
pts.maker ist die Krankentransport Software der Anexia Digital Engineering. Sie verbindet Buchung, Disposition, Fahrer-App und Abrechnung in einer Plattform. Der ÖGK-Distanzanzeiger ist angebunden, Transportscheine werden hochgeladen und direkt Patient und Fahrt zugeordnet, Subunternehmer bekommen eigene Zugänge. Die Plattform ist mandantenfähig und als White Label verfügbar, Patientinnen und Patienten buchen im Portal oder in der App mit dem Namen Ihres Betriebs. Was eine solche App für Patiententransporte können muss, lesen Sie in unserem Ratgeber. Die Tarife beginnen bei 1,39 Euro pro Fahrt oder 249 Euro pro Fahrzeug und Monat, alle Details stehen auf der Seite Preise.
Sie möchten sehen, wie das mit Ihren eigenen Fahrten aussieht? Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo.
Häufige Fragen
Warum sollte ein Betrieb auf Software aus Österreich setzen?
Weil die Regeln österreichisch sind. Gesamtvertrag, Distanzanzeiger, Kostenanteil und Pflichtangaben ändern sich laufend. Ein Anbieter, der diese Änderungen kennt und rasch umsetzt, schützt Ihre Abrechnung. Dazu kommen kurze Wege im Support und ein Betrieb der Daten in europäischen Rechenzentren.
Ist der Distanzanzeiger für jede Fahrt Pflicht?
Für Krankenbeförderungen mit Taxi unter dem Gesamtvertrag ist er seit 2024 die verbindliche Grundlage für die Kilometer. Auch Rettungsorganisationen, Versicherte und Kassen nutzen ihn, damit alle mit derselben Distanz rechnen.
Kann pts.maker die e-card prüfen?
Die Validierung der e-card mit Anbindung an ELGA ist als Ausbaustufe für 2027 geplant. Bis dahin wird der Transportschein hochgeladen und der gebuchten Fahrt zugeordnet.
Wie schnell ist ein Umstieg möglich?
Nach Kickoff, Einrichtung, Prüfung der Auftraggeber und Schulungen folgt ein Testbetrieb von 14 Tagen. Wie lange die Vorbereitung dauert, hängt vor allem davon ab, wie rasch Stammdaten wie Fahrzeuge, Fahrer und Gebiete vorliegen.
Eignet sich die Software auch für kleine Betriebe?
Ja. Mit dem Tarif flexowegs zahlen Betriebe mit bis zu fünf Fahrzeugen pro durchgeführter Fahrt, größere Flotten wählen einen Fixpreis pro Fahrzeug.