Lange lief jede Krankenfahrt über das Telefon. Man hing in der Warteschleife, buchstabierte den Nachnamen, gab die Adresse durch und hoffte, dass am nächsten Morgen wirklich jemand vor der Tür steht. Heute bieten immer mehr Transportdienste in Österreich die Möglichkeit, einen Patiententransport online zu buchen. Über ein Portal im Browser, ein Formular auf der Website oder eine eigene App. Das spart Zeit, und die wichtigsten Angaben landen gleich vollständig beim Dienst.
Damit die Fahrt am Ende klappt und die Krankenkasse die Kosten übernimmt, kommt es trotzdem auf ein paar Dinge an. Dieser Ratgeber zeigt die drei Schritte, die bei fast allen Anbietern gleich sind. Er erklärt, welche Angaben der Transportdienst braucht, wann Sie buchen sollten und was nach der Buchung passiert.
Eines gleich vorweg. Bei einem Notfall wählen Sie immer den Notruf 144. Online gebucht werden nur planbare Fahrten, etwa zur Dialyse, zur Chemotherapie, zu einer Untersuchung im Krankenhaus oder nach der Entlassung nach Hause.
Krankentransport oder Krankenbeförderung
Bevor Sie buchen, lohnt ein Blick auf die Art der Fahrt, denn davon hängt ab, an wen Sie sich wenden. Die Österreichische Gesundheitskasse unterscheidet zwischen Krankenbeförderung, Krankentransport beziehungsweise Rettungstransport und Notarzttransport.
Bei einer Krankenbeförderung sitzen Sie im Fahrzeug, eine medizinische Betreuung unterwegs ist nicht nötig. Solche Fahrten übernehmen Taxis und Fahrtendienste mit Kassenvertrag, oft auch mit Rollstuhl oder Rollator im Kofferraum. Ein Krankentransport ist dagegen nötig, wenn Sie liegend oder im Tragsessel befördert werden oder unterwegs sanitätsdienstliche Betreuung brauchen. Das übernehmen Rettungsorganisationen wie das Rote Kreuz, der Samariterbund, die Johanniter oder das Grüne Kreuz, je nach Bundesland.
Welche Art für Sie passt, entscheidet Ihre Ärztin oder Ihr Arzt und vermerkt es auf dem Transportschein. Wer in Ihrer Region fährt, zeigt unsere Übersicht der Krankentransport Anbieter nach Bundesland.
Schritt 1. Transportschein klären und alle Angaben bereitlegen
Ohne ärztliche Transportanweisung zahlt die Krankenkasse nicht. Diesen Schein, im Alltag oft rosa Schein genannt, stellt Ihre Hausärztin, Ihr Facharzt oder die Behandlungsstelle aus, in der Regel schon vor der Fahrt. Die ÖGK übernimmt die Kosten, wenn Sie gehunfähig sind. Gemeint ist damit, dass Sie sich außerhalb Ihrer Wohnung nicht fortbewegen können, auch nicht mit Begleitung oder Gehhilfe. Daneben gibt es einzelne Sonderfälle, etwa eine Abwehrschwäche wegen einer Tumorbehandlung oder eine isolationspflichtige Infektion.
Die medizinische Notwendigkeit muss auf dem Schein ausführlich begründet sein. Eine schlechte Busverbindung oder eine fehlende Begleitperson reichen nicht aus. Sprechen Sie das Thema deshalb früh in der Ordination an und bringen Sie aktuelle Befunde mit. Mehr zu Anspruch, Kosten und Ausnahmen lesen Sie in unserem Beitrag Krankentransport als Patient richtig vorbereiten.
Wenn der Schein da ist, legen Sie vor der Buchung diese Angaben zurecht.
- Name, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der Patientin oder des Patienten
- die genaue Abholadresse mit Stiege, Stock, Türnummer, Lift und Name auf der Klingel
- das genaue Ziel, also Krankenhaus, Abteilung oder Ambulanz, bei einer Ordination die vollständige Adresse
- Datum und Uhrzeit des Termins
- die Transportart laut Schein, also gehend, sitzend, im eigenen Rollstuhl, im Tragsessel oder liegend
- Hilfsmittel wie Rollator, klappbarer Rollstuhl oder Sauerstoff
- ob eine Begleitperson mitfährt
- ob und wann eine Rückfahrt nötig ist
Ein Detail mit großer Wirkung ist die Uhrzeit. Geben Sie immer an, wann Sie am Ziel sein müssen, und nicht, wann Sie abgeholt werden möchten. Die Abholzeit plant der Transportdienst selbst, weil er Wege, Verkehr und die anderen Fahrgäste des Tages kennt.
Schritt 2. Die Fahrt online anlegen
Wie die Online-Buchung konkret aussieht, hängt vom Anbieter ab. Manche Dienste haben ein einfaches Anfrageformular, bei dem sich später jemand mit der Bestätigung meldet. Andere bieten ein Patientenportal oder eine App mit eigenem Zugang. Worauf es bei einer solchen App zum Buchen von Patiententransporten ankommt, haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst. Dort legen Sie Fahrten an, laden den Transportschein als Foto hoch und behalten alle Termine im Blick. In Niederösterreich können Privatpersonen einen Krankentransport bei Notruf NÖ außerdem über den Chatdienst LeoChat anmelden, der über gängige Messenger erreichbar ist.
Der Ablauf folgt meist demselben Muster. Sie legen einmal Ihre Stammdaten an, wählen Abholort und Ziel, tragen den Termin ein und beantworten ein paar Fragen zu Mobilität und Begleitung. Danach laden Sie den Transportschein hoch, sofern der Anbieter das vorsieht. Bei regelmäßigen Behandlungen wie Dialyse oder Strahlentherapie lohnt es sich, gleich die ganze Serie anzulegen, statt jede Fahrt einzeln einzutippen.
Wie früh sollten Sie buchen
Die meisten Anbieter wünschen sich die Anmeldung mindestens einen Tag vorher. Die Leitstelle Tirol empfiehlt für qualifizierte Krankentransporte ein bis zwei Tage Vorlauf und nimmt Bestellungen höchstens 14 Tage im Voraus an. Die Wiener Fahrtendienstzentrale rät zu mindestens einem Werktag Vorlauf und höchstens zwei Wochen. Beachten Sie auch, dass manche Online-Formulare nur zu Bürozeiten bearbeitet werden. Eine Anfrage am Freitagabend für Samstag früh ist deshalb am Telefon besser aufgehoben.
Angehörige und Ordinationen können mitbuchen
Viele Fahrten bucht gar nicht die Patientin selbst, sondern die Tochter, der Pflegedienst oder das Team der Ordination. Das ist ausdrücklich erwünscht. Gute Portale erlauben es, Fahrten für eine andere Person anzulegen und die Bestätigung an eine zweite Telefonnummer zu schicken. Wie Ordinationen Transporte für ihre Patienten buchen, zeigt die Seite für Ärztinnen und Ärzte.
Schritt 3. Bestätigung, Abholung und Rückfahrt
Eine Online-Buchung ist erst fix, wenn der Transportdienst sie bestätigt. Je nach Anbieter kommt die Bestätigung sofort, per SMS, per E-Mail oder als Rückruf. Achten Sie darauf, ob darin eine konkrete Abholzeit oder ein Zeitfenster steht. Fahrzeuge fahren oft mehrere Patienten hintereinander, deshalb sind Abholzeiten eher Fenster als Minuten.
Am Tag der Fahrt sollten Sie rechtzeitig fertig sein, den Transportschein und die e-card griffbereit haben und das Telefon eingeschaltet lassen. Moderne Systeme schicken kurz vor der Ankunft eine Nachricht oder zeigen den Status des Fahrzeugs. Dann muss niemand stundenlang am Fenster warten.
Die Rückfahrt ist der Teil, der am häufigsten schiefgeht. Ein Krankentransportwagen wartet in der Regel nicht vor der Ordination, bis die Behandlung vorbei ist. Klären Sie deshalb schon bei der Buchung, ob die Rückfahrt zu einer fixen Zeit geplant wird oder ob Sie oder die Station nach dem Termin Bescheid geben. Nach einem Krankenhausaufenthalt entscheidet das Personal, ob die Heimfahrt wieder mit einem Transport erfolgen muss.
Absagen, wenn sich etwas ändert
Wird ein Termin verschoben, sagen Sie die Fahrt so früh wie möglich ab. Online geht das oft mit wenigen Klicks. Manche private Anbieter verrechnen für kurzfristige Absagen oder Fahrten, die nicht angetreten werden, eine Pauschale. Fragen Sie danach, bevor Sie die erste Fahrt buchen.
Was die Fahrt kostet
Die Buchung selbst ist kostenlos. Für planbare Fahrten gibt es seit 1. Juli 2025 einen Kostenanteil der ÖGK. Bei einer Krankenbeförderung mit Taxi oder Fahrtendienst beträgt er pro Fahrtstrecke die einfache Rezeptgebühr, derzeit 7,55 Euro. Bei einem Krankentransport mit sanitätsdienstlicher Betreuung ist es die doppelte Rezeptgebühr, also 15,10 Euro. Hinfahrt und Rückfahrt zählen jeweils einzeln.
Die ÖGK schreibt den Betrag im Nachhinein vor, höchstens für 28 Fahrten pro Kalenderjahr. Ausgenommen sind unter anderem Fahrten zur Dialyse, zur Chemotherapie und zur Strahlentherapie, Kinder unter 15 Jahren, Personen mit Rezeptgebührenbefreiung, sofern diese nicht nur wegen der Obergrenze besteht, und zeitkritische Rettungstransporte und Notarzttransporte. Andere Kassen wie die BVAEB haben eigene, ähnliche Regeln.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Der Transportschein fehlt oder ist unvollständig. Dann wird die Fahrt privat verrechnet. Prüfen Sie Diagnose, Fahrtziel, Transportart, Stempel und Unterschrift.
- Die Abholadresse ist ungenau. Wer in einer großen Wohnanlage wohnt, sollte Stiege und Stock immer dazuschreiben.
- Termin und Abholzeit werden verwechselt. Angegeben wird der Behandlungstermin.
- Die Rückfahrt wird vergessen. Klären Sie gleich bei der Buchung, wie sie organisiert wird.
- Es wird ein weiter entferntes Krankenhaus gewählt. Die Kasse übernimmt die Kosten nur bis zur nächstgelegenen geeigneten Behandlungsstelle, Mehrkilometer zahlen Sie sonst selbst.
- Die Absage kommt zu spät. Je früher der Dienst Bescheid weiß, desto eher bekommt ein anderer Patient den Platz.
Für Transportdienste. Aus drei Schritten wird ein Ablauf ohne Rückrufe
Für Transportunternehmen ist die Online-Buchung mehr als ein Formular auf der Website. Erst wenn die Buchung direkt in der Disposition landet, der Transportschein automatisch der Fahrt zugeordnet ist und die Bestätigung von selbst an den Patienten geht, sparen alle Beteiligten Zeit. Genau dafür gibt es das Patientenportal und die Kunden-App von pts.maker, im Design Ihres Betriebs und direkt verbunden mit Disposition und Abrechnung. Was die Plattform für Ihren Betrieb leistet, zeigt die Seite für Transportdienstleister.
Sie möchten Ihren Patientinnen und Patienten eine Online-Buchung anbieten? Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und sehen Sie den Ablauf mit Ihren eigenen Fahrten.
Häufige Fragen
Kann ich jeden Krankentransport online buchen?
Nein. Notfälle gehören immer zum Notruf 144. Online buchen können Sie planbare Fahrten, sofern Ihr Transportdienst eine Online-Buchung anbietet. Sonst bleibt das Telefon der sichere Weg.
Brauche ich für die Online-Buchung einen Transportschein?
Für die Kostenübernahme durch die Kasse ja. Ohne Schein können Sie meist trotzdem buchen, müssen die Fahrt dann aber selbst bezahlen.
Kann ich für meine Mutter oder meinen Vater buchen?
Ja. Halten Sie die Sozialversicherungsnummer und den Schein bereit und geben Sie an, wer am Tag der Fahrt telefonisch erreichbar ist.
Was passiert, wenn mein Termin länger dauert?
Informieren Sie den Transportdienst, sobald Sie wissen, dass es später wird. Bei vielen Anbietern melden Sie die Rückfahrt ohnehin erst nach dem Termin an.
Wie lange vorher muss ich buchen?
Mindestens einen Tag vorher, bei Serien gerne früher. Viele Anbieter nehmen Buchungen bis etwa zwei Wochen im Voraus an.